Una política de viajes de negocios para reducir costos

La agencia de información Business Travel News (BTN) reveló que la mayoría de los viajeros corporativos tienen la expectativa de recibir directrices claras de parte de su compañía al momento de solicitar un viaje de negocios.

Una política de viajes actúa como la base de un programa de viajes para una organización, establece expectativas claras y directrices, que actúan como referencia para los viajeros; indica paso a paso cómo se deben reservar los servicios requeridos para efectuar un viaje.

Una política de viajes consiste en elaborar reglas orientadas a los objetivos de control de costos de su organización y que a la vez proporcionen una comodidad para que los viajeros tengan una experiencia de servicio satisfactoria.

Estas reglas deben identificar claramente los procesos a seguir para que todos sus colaboradores sepan cómo realizar sus reservas, los plazos establecidos y cuáles son los umbrales de gastos aceptables para cada tipo de servicio requerido.

Debe identificar a los proveedores preferidos, a modo de garantizar la aplicación de posibles descuentos corporativos u otros beneficios negociados.

Tropical Tours cuenta con un equipo especializado en brindar a sus clientes un asesoramiento sobre la elaboración, control y monitoreo de políticas de viajes, que permiten identificar oportunidades de mejora para optimizar el uso de su presupuesto.

Las herramientas de control utilizadas integran información sobre las transacciones, datos contables, cumplimiento de política, entre otros, que permiten analizar el comportamiento de compra para identificar infracciones y ahorros potenciales. Para diseñar una política de viajes efectiva se deben recordar tres puntos: el propósito de la política, definición del alcance y la especificación de las opciones.

Los ítems de una política de viajes

Para lograr una reducción de costos, su política de viajes debe ser mejorada de manera continua teniendo en cuenta los siguientes puntos:

• Elaboración de reglas. Estas determinan los límites y directrices de forma clara.

• Implementación. Las políticas se ponen en funcionamiento.

• Comunicación.

• Monitoreo. Para verificar la efectividad de la política de viajes establecida, el monitoreo identifica puntos importantes y los ajusta en caso de que sea necesario.

• Ajustes. Se llegará a ajustar la política de viajes para lograr mejores resultados.

¿Cuál es el propósito?

En cuanto al propósito de la política de viajes, esta debe ser clara y precisa sobre sus metas. Definir entre reducir fastos o mejorar el bienestar general de los colaboradores. Una buena política debe tener como objetivo mejorar ambos aspectos.

Es una guía clave para que los supervisores, organizadores de viaje y los viajeros no se pierdan en el proceso de reserva Luego se debe definir el alcance. Se necesita establecer quién estará sujeto a su política de viajes, si es que se aplicará a todos los niveles de empleados, la rigidez o si solo aplicará a viajes internacionales o locales.

Por último, las opciones o flexibilidad que tiene el viajero. Se debe establecer que reglas hay y cuáles son los límites, por ello los colaboradores deben tener opciones claras en una política específica.

Evitar la ambigüedad será fundamental para tener resultados positivos. Por ejemplo, en lugar de determinar “El hotel no debe ser superior a 3 estrellas o su equivalente”, establecer la tarifa máxima permitida por noche y un límite en la categoría del hotel.

Su política de viajes debe brindar información clara sobre las aerolíneas u hoteles preferidos con tarifas especiales negociadas y especificar los encargados de proporcionar pautas sobre la política. Si, por alguna razón, se deben solicitar servicios superiores al gasto máximo permitido, sus colaboradores necesitan saber cómo proceder las solicitudes de excepciones.

Por lo tanto, asegúrese de especificar cómo se manejan las reservas fuera de política, quién es responsable de las aprobaciones previas al viaje y qué razones son aceptables para justificar una reserva fuera de política.

Este servicio apunta a optimizar la inversión en viajes corporativos y está disponiblepara compañías y organizaciones en Tropical Tours.